طرح ملی ساماندهی پرونده های پرسنلی در شورای اسناد ملی ایران آنالیز شد - بلاگ پو

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، جلال طاهری مدیرکل فراهم آوری و ارزشیابی اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اعلام این خبر گفت: پرونده های پرسنلی در رده اسناد مفید و دارای ارزش محسوب می شوند و تا زمان دریافت مستمری توسط مستخدم یا وراث قانونی افراد، نگهداری آن ها ضروری است.

طاهری ادامه داد: بنابراین به دلیل طولانی بودن عمر این پرونده ها، ضروری است از روش های صحیح فراوری، تنظیم و نگهداری اسناد و مدارک استفاده گردد. بر این اساس این طرح در جدیدترین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورد آنالیز نهاده شد.

وی ادامه داد: در آنالیز های به عمل آمده در دستگاه های مختلف، معین شد نبود دستورالعمل واحد، تکراری و زائد بودن محتویات پرونده، باعث به وجود آمدن پرونده های چند جلدی غیرضروری و فاقد اصول استاندارد شده است.

طاهری اضافه نمود: وجود نسخ تکراری احکام کارگزینی، کپی شناسنامه و مدارک تحصیلی از یک سو و نگهداری مکاتبات زائد مانند کارت های مرخصی، مقالات، معرفی نامه و... از سویی دیگر، باعث شده که دسترسی به مدارک با ارزش در این پرونده ها با مشکل روبرو گردد.

وی توضیح داد: از طرف دیگر بی نظمی پرونده ها؛ امکان تشخیص نبود، کمبود و یا جعلی و تکراری بودن بودن اسناد و مدارک موجود در این پرونده ها را با دشواری روبرو نموده است.

طاهری گفت: بنابراین پس از آنالیز های مختلف برابر قوانین کشوری، براساس شناسنامه کارمند، نسبت به تهیه طرحی برای طبقه بندی موضوعات و محتویات داخل پرونده ها اقدام شد و در نهایت 14 موضوع اساسی که هر قسمت آن بیانگر شرایط داخل پرونده پرسنلی افراد است و باید مدارک و مستندات پرونده برای دسترسی آسان در همان قسمت بایگانی گردد؛ معین شد.

وی اضافه نمود: این طرح به صورت آزمایشی در مجموعه وزارت جهاد کشاورزی و سازمان ها و موسسات تابعه و وابسته با موفقیت اجرا و به اتمام رسیده است.

طاهری درباره هـدف و مـزایـای این طـرح گفت: پیروی از یک روش متحدالشکل و ایجاد هماهنگی در نحوه تشکیل پرونده ها در اجرای بند د ماده 5 و بند الف ماده 6 قانون اسناد ملی ایران و همچنین اطمینان از سرعت و سهولت دسترسی به مدارک و مستندات به هنگام احتیاج از اهداف این طرح است.

وی اعلام کرد: همچنین از دیگر اهداف دیگر می توان به نگهداری تمام اسناد و مدارک به صورت طبقه بندی شده در درون پرونده، تفکیک اوراق زائد و تکراری از پرونده و معین تکلیف آنها بر اساس مجوزهای صادره شورای اسناد ملی ایران، آزادسازی فضای بایگانی ها و امکان استفاده مجدد از آنها و تکمیل مدارک ناقص پرونده کارکنان هنگام پالایش و در نتیجه برطرف مسائل احتمالی قبل از بازنشستگی کارکنان اشاره نمود.