چگونه ایمیل کاری بنویسیم؟ 5 ترفند موثر آموزش نگارش ایمیل کاری حرفه ای - بلاگ پو

1- اعتبار خودتان را حفظ کنید

بهتر است در ایمیل خودتان را یک فرد حرفه ای و معتبر معرفی کنید. برای این منظور باید نکات زیر را رعایت کنید:

*لحن مودبانه داشته باشید لطفا و تشکر می کنم را در موارد لزوم حتما به کار ببرید.

*لحن حرفه ای خودتان را حفظ کنید. از لغات عامیانه، علامت تعجب و ایموجی و اسمایلی استفاد نکنید. محترمانه سلام و احوالپرسی کنید اما زیاده روی نکنید و داستان سرایی نکنید.

*امضای ایمیل شما باید ساده و کوتاه باشد: از فونت خط شکسته و تصویر و ایموجی در امضای خود استفاده نکنید.

2- ایمیل را با دقت بنویسید

در آموزش نگارش ایمیل حرفه ای و کاری باید مقدار اطلاعاتی که می دهید به قدر کافی باشد تا مخاطب تمایل پیدا کند ایمیل شما را بخواند، به راحتی آن را بخواند و متوجه منظور شما گردد. به همین منظور:

*پیغام اصلی و کلیدی خود را بنویسید و به گونه ای عمل کنید که نخستین چیزی که به چشم مخاطب می خورد همان باشد.

*سایر اطلاعات را به ترتیب اهمیت از مهم ترین تا کم اهمیت ترین طبقه بندی کنید و بنویسید.

*مسائلی را که در ایمیل مطرح می کنید محدود کنید تا شانس پاسخگویی از سوی مخاطب را بالا ببرید.

*خلاصه بنویسید و در خاتمه هر جمله نقطه بگذارید: سعی کنید ایمیل شما 150 کلمه یا حتی کمتر باشد.

*از واژه های کوتاه و اصطلاحات روزمره و آشنا به جای اصطلاحات سخت بهره ببرید.

*از کلمات اختصاری و اصطلاحاتی که محتمل است مخاطب شما متوجه آن نگردد خودداری کنید.

*جملات خود را کوتاه بنویسید.

3- به خواننده یاری کنید به صورت اجمالی ایمیل شما را بخواند

ما معمولا عادت نداریم ایمیل را به صورت کلمه به کلمه بخوانیم. در واقع اغلب ما عادت داریم متن ایمیل را به صورت اجمالی و در یک نظر مطالعه کنیم. به همین دلیل بهتر است از کلمات کلیدی که می خواهید دیده و خوانده شوند در ایمیل خود بهره ببرید و حاشیه نروید.

*از کلمات کلیدی بیشتر در قسمت بالایی ایمیل بهره ببرید.

*برای یک ایمیل طولانی با جزییات بهتر است سرفصل معین کنید.

*ایمیل طولانی را که احتمال می دهید خوانده نگردد تکه تکه و آسان بنویسید. از پاراگراف های کوتاه و به صورت لیست شده که با اعداد و نشانه ها تعیین شده اند بهره ببرید.

*از فونت خیلی درشت و به اصطلاح بولد استفاده نکنید. اگر می خواهید روی بعضی از کلمات تاکید کنید ممکن است کار را خراب کنید و بازخورد منفی دریافت کنید.

*از حروف بزرگ و رنگی استفاده نکنید. این کار مخاطب را دلسرد می نماید و یک حس عدم اعتماد و دلزدگی به او می دهد.

4- خط موضوعی خود را روشن و واضح بنویسید

خط موضوعی شما می تواند معین کننده این باشد که آیا مخاطب ایمیل شما را باز می نماید یا نه. پس روی آن حساب کنید و آن را جدی بگیرید. در تصویر بالا subject یا خط موضوعی که بیشترین موفقیت را داشته اند و درصد احتمال باز شدن آن ها از سوی مخاطب را ملاحظه می کنید.

*بهتر است بعد از نوشتن ایمیل خط موضوعی خود را در قسمت subject بنویسید تا دقیقا بدانید مهم ترین قسمت ایمیل شما کدام است و می خواهید دیده گردد و همان را بنویسید.

*از افعال عملی بهره ببرید تا خواننده بداند دقیقا چه کاری را باید انجام دهد.

*متن ایمیل خود را دقیق و توصیفی بنویسید تا خواننده دقیقا متوجه گردد که پیغام شما چیست و می خواهید به او چه بگویید.

*نیازهای خواننده ایمیل را در نظر بگیرید. از خودتان بپرسید که با توجه به موضوع ایمیل، خواننده ایمیل به خواندن کدام بخش از ایمیل شما بیشتر اهمیت می دهد.

*خط موضوعی شما در همان قسمت subject باید زیر 50 کاراکتر و حداکثر 6 تا 8 کلمه باشد. به این ترتیب تمام خط موضوعی شما در قسمت inbox حتی قبل از باز کردن ایمیل نمایش داده خواهد شد.

*یادتان باشد بعضی گوشی های هوشمند فقط 33 الی 44 کاراکتر را در قسمت subject نمایش می دهند.

5- مرور و اصلاح نهایی را از قلم نیاندازید

زمانی که یک ایمیل کاری و حرفه ای را می نویسید باید این احتمال را بدهید که هر کسی ممکن است ایمیل شما را بخواند. پس در نحوه نگاری و اصلاح اشتباهات دقت کنید.

*حتما ایمیل خود را از نظر اشتباهات املایی و نگارشی مرور و اشتباهات را اصلاح کنید.

*یک بار دیگر به عقب برگردید و متن ایمیل را بخوانید تا خطاها و اشتباهات احتمالی را برطرف کنید.

*مطمئن شوید که پیغام کلیدی شما در ایمیل کاملا روشن و واضح است و بدون اشتباه نگارشی و املایی و خطا درج شده است.

*آنالیز کنید که تمام نام ها و عناوین درست باشد.

*فایل ها و لینک هایی را که قصد دارید به ایمیل بچسبانید (اتچ کنید) را آنالیز کنید که چیزی کم و کسر نباشد یا فایل و لینکی اشتباهی attach نشده باشد.